個人情報保護文書管理規程

個人情報保護文書管理規程

第1章 総則

(目的)

第1条 本規程は当社のコンプライアンス・プログラムを確実に実施し、維持する上で必要な文書を適切に管理するため、その管理手順を明確にして遵守させることを目的とする。

(適用範囲)

第2条 本規程は、個人情報保護に関するコンプライアンス・プログラム文書及びそれに関連する文書に適用する。

文書名 文書の概要
規定 基本方針に基づき当社の個人情報保護に関する管理項目及びコンプライアンス・プログラムの概要を規定した文書
規程 基本規程に定められた管理項目を、実務に適用するために必要となる手順を規定した文書
細則 基本規程に定められた事項に関する管理の対象及び手順を規定した文書
様式 基本規程に定められた計画書及び管理台帳等を記載するための書式文書

(文書管理手順)

第3条 管理の対象となる規程及び細則は、『文書管理一覧表』に定める。

② 規程及び細則の作成、承認、改定の作業手順は次項に定め、配布範囲及び廃棄手順は『文書管理一覧表』に定める。

③ 新たに規程及び細則等を作成する場合は、当該規程等の担当部門が起案し、個人情報責任者及び個人情報保護管理者が確認し、代表取締役社長の承認後、『文書管理一覧表』に追加登録し管理するもとする。

【規程・細則類の改定及び承認等の手順】

対象規程等

作成・改定

承認

規定

個人情報保護管理者

代表取締役社長

規程

個人情報保護管理者

代表取締役社長

細則

個人情報保護管理者

代表取締役社長

(様式の管理)

第4条 管理の対象となる様式類は『様式管理一覧表』に定める。

② 様式の作成、承認、配布範囲及び廃棄の作業手順は『様式管理一覧表』に定める。

③ 様式の改定、審査及び承認手順は『様式管理一覧表』に定める。

④ 新たに様式を作成する場合は、当該様式の担当部門が起案し、部門の個人情報責任者が確認し、個人情報保護管理者の承認後、『様式管理一覧表』に追加登録し管理するもとする。

(記録の管理)

第5条 管理対象となる記録は、適正に作成・承認・保管をすること。

② 記録の管理に当たっては、容易に識別できる表記を行い、また、容易に検索可能な状態に維持すること。

③ 記録の担当者は、記録の識別、保管、検索、保管期間及び廃棄に関する管理を行うものとする。

④ 記録の担当者は、保管期間を経過した記録については、部門個人情報責任者の承認の上、内部監査実施前に廃棄すること。

(規程の見直し)

第6条 本規程の見直しは、個人情報保護管理者が起案し代表取締役社長の承認を得るものとする。

附則

平成  年  月  日 施行

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