個人情報保護文書管理細則

個人情報保護文書管理細則

第1章 総則

(目的)

第1条 本細則は、個人情報保護のコンプライアンス・プログラムに関連する文書管理手順を定めることにより、個人情報保護レベルの維持・向上に努めることを目的とする。

(適用範囲)

第2条 本細則は、個人情報保護に関するコンプライアンス・プログラム文書及びそれに関連する文書に適用する。

② 本細則に規定されていない事項については、「文書管理規程」に従うものとする。

(定義)

第3条 本細則で用いる主たる用語の定義は次のとおりとする。

文書 個人情報保護に関連するすべての文書、書類、印刷物及び記録等の紙類、また、これらを記録した電子記憶媒体をいう。
書庫 執務机以外の場所に設置した書類棚及びキャビネット等の収納スペースをいう。
保管 利用度の高い文書及び記録を一定期間身近に整理しておくことをいう。
保存 利用度の低下した文書及び記録を、定められた保存期限まで倉庫で保存することをいう。

(文書の種別)

第4条 個人情報保護に関する文書等の構成は次のとおりとする。

1.個人情報保護に関する内部規程類

2.個人情報保護の運用に関連して作成した文書及び社外から入手した文書

3.個人情報保護の運用の証拠となる記録

(文書の機密区分)

第5条 個人情報保護に関する文書は、次の機密区分で管理する。

1.社内限定

2.グループ会社限定

3.一般文書

(文書管理者)

第6条 個人情報保護管理者は、事業部門単位で文書管理者を任命する。

② 文書管理者は、当該事業部門に属する全ての文書管理に関する責任と権限を保持する。

(文書担当者)

第7条 文書管理者は、文書担当者を任命し文書管理業務の一部を担当させることができる。

第2章 文書の作成、制定及び配付範囲

(文書の作成)

第8条 文書の作成にあたり、次の事項に留意する。

1.作成文書には作成月日、改訂月日、または版数等を記載し常に最新文書を維持する。

2.文書管理コードの記載が定められている場合はそれに従う。ただし、個人情報保護文書の管理コードの先頭はPとする。

3.文書の機密区分を明確にする。ただし、断りのない限り「社内限定」として扱うものとする。

4.文書の制定者(承認者)が定められている場合には承認を得る。

5.作成文書には、有効期限(または、保存期限)を明示する。

(内部規程の作成及び制定)

第9条 内部規程に関しては、次の事項を規定する。

1.内部規程の制定者は社長とする。

2.内部規程の有効期限は、別段の定めがない限り永久とする。

3.内部規程の配付範囲は、社内規程の配付範囲に同じとする。

4.内部規程は社員限りとし、派遣社員等に開示可能な内部規程がある場合には別途定める。

(文書の配付)

第10条 文書の配付にあたり、次の事項に留意する。

1.文書の配付範囲を明確にする(作成文書に明示するか、別途記録すること)。

2.配付先での文書の複製は禁止する(教育等の目的で関係者への配付を希望する場合は、事前に文書作成者の許可を得ること)。

3.改訂文書を配付する場合は、旧版の回収または廃棄を明確に指示し新旧文書の混在を生じさせない。

(電子的文書の配付)

第11条 社内外を問わずメール添付等の電子的方法による文書の送受信の場合は、必ず記録を残し、個人情報保護管理者に報告する。

第3章 文書の保管及び保存

(文書の保管)

第12条 従業員は、各人が保有する文書を漏えい(盗難などを含む)することがないよう責任を
持って管理すること。

② 機密区分が「社内限定」及び「取引先限定」に指定されている文書については、執務机等の施錠管理を必ず実施すること。

(文書の保存)

第13条 文書の保存は、文書管理者または文書担当者が実施する。

② 保存期限が定められた文書(電子媒体を含む)は、書庫に保存し施錠管理を実施する。

(保存期間)

第14条 文書の保存期間は、次のとおりとする。

1.永久保存するもの

(1)個人情報保護に関する最新内部規程

(2)従業員等の誓約書

(3)取引先との契約書

2.3年間保存するもの

(1)個人情報保護に関する旧内部規程。ただし、保存開始日は規程等の改正日とする。

(2)個人情報保護の運用に関連して作成した文書及び入手した文書。ただし、保存開始日は文書作成日または文書入手日とする。

(3)当社が保有するすべての個人情報。ただし、保存開始日は個人情報の入手日とする。

(4)個人情報保護の運用の証拠となる記録。ただし、保存開始日は記録の記載日とする。

② 前項に関わらず、法定されている場合、他の規則・規程等で定めがある場合及び個人情報保護管理者から別段の指示があった場合はそれが優先するものとする。

③ 書庫及び倉庫等に空きスペースがある場合は、保存期限を越えての保存を妨げないものとする。

第4章 文書の廃棄

(文書の廃棄)

第15条 保管の必要ない文書及び保存期限を過ぎた文書は廃棄すること。

② 文書を廃棄する場合は、機密漏えいのないように適切に処理する。ただし、文書担当者から電子機器本体及び電子媒体を廃棄する場合等、廃棄方法に関する指示があればそれに従うこと。)

附則

平成  年  月  日 施行

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