入退館管理規程

入退館管理規程

第1章 総則

(目的)

第1条 業務施設および業務情報に対する許可されていない者によるアクセス、損傷及び妨害を防止するため、適切な入退館管理により施設内を保護することを目的とする。

(適用範囲)

第2条 本規程は、当社の施設(本社、支店、事業所、営業所など)に入退するすべての役員、従業員(一般社員、及び嘱託社員、協力会社社員、派遣会社社員、パートタイマー、アルバイト等)、並びに外来者に対して適用する。

(定義)

第3条 本規程で用いる主たる用語の定義は、次のとおりとする。

施設 本規程では、主として建物を指す。
社員等 一般社員、及び嘱託社員。
協力会社社員等 協力会社社員、派遣会社社員、アルバイト、納入・掃除業者等。
入退室管理 施設内に特別に定められた室内等への入退室管理。
社員証 社員であること身分証明証。
入館証 協力会社社員、派遣会社社員等に発行する入館許可証。
外来者入館管理票 外来訪問者に入館の都度受付で発行し、退館時に回収する個別管理のための用紙。(「管理票」と略す。)
外来者入館許可証 外来訪問者に入館の都度受付で手渡すカード。一連の通し番号がつけてあり退館時に回収することにより外来者が全て退出したことが確認できる。(「許可証」と略す。)

第2章 定時の入退館

(役員及び社員等の入退館)

第4条 入館受付で社員証等を提示し入退館するものとし、施設内においては常時携帯する。

② 入管受付のない施設においては、社員証等を携帯して入館し、施設内においては常時着用する。

(協力会社社員等の入退館)

第5条 施設内で勤務する協力会社社員等、または掃除、物品納入等で施設に常態的に入館することを許可された者は、入館受付で入館証を提示し、施設内においては常時着用する。

② 入館受付のない施設においては、入館証等を着用して入館し、施設内においては常時着用する。

(外来者の入退館)

第6条 施設への外来訪問者に対しては、施設受付(受付がない場合には総務)で会社名、氏名、用件、訪問部署及び面会者名等を確認のうえ、外来入館者名簿に記録する。

② 外来者入館管理票(以下、管理票と略す)を発行するとともに、外来者入館許可証(以下、許可証と略す)を発行する。

③ 外来者が退館する際は、訪問部署の面会者印を押印した管理票と許可証を受付で受領する。

第3章 入退館者名簿の管理

(外来入館者名簿)

第7条 外来入館者名簿には、入館時に以下の事項を記録する。

1.企業(会社)名

2.氏名

3.訪問先の部署と氏名

4.入館時刻

5.許可証番号

② 外来者自身が記入する場合は、既に記録済みの入館者の個人情報が見えないように配慮する。

③ 退館時に、受付で外来入館者名簿に退館時刻を記録する。

(管理責任者)

第8条 外来入館者名簿、管理票、許可証の管理責任者は、当該施設の総務担当課長とする。

(日常管理)

第9条 管理責任者は担当者を任命し、次の要領で日常点検を実施させる。

1.点検頻度:原則として毎日実施する。

2.点検項目:①管理票の訪問者確認印

②外来入館者名簿記載事項の漏れの有無。

③許可証が全部戻っていること。

3.異常報告:異常があった場合には、直ちに管理責任者に報告する。

(入退館の点検)

第10条 管理責任者は、次の要領で点検を実施する。

1.点検時期:毎月末に実施する。

2.点検項目:①日常点検が適正に実施されていること。

②入館者の中に不審者がいないこと。

(記録の保管)

第11条 管理責任者は、記録を以下の期間保管する。

1.外来入館者名簿    :毎年1月1日から同年12月31日までの当該名簿は、翌年の12月31日まで1年間保管する。

2.管理票                  :1ヵ月間保管する。

第4章 最終退館及び休日等の入退館管理

(最終退館者)

第12条 最終退館者は役員及び社員に限定する。協力会社社員等の最終退館は認めない。

② 最終退館者は、常備された社員入退館チェック表(以下、チェック表と略す)に消灯、機械器具の電源OFF、施錠等決められた作業項目の実施結果を記入後、氏名、所属、退館時刻を記入する。

(夜間及び休日の入退館)

第13条 夜間及び休日に入館する者は、原則として、事前に入館票に所属部署、氏名、入館時刻、退館予定時刻を記入し総務担当者の許可を受けること。

② 退館時は、前条の「最終退館者」の記載に従う。

(記録の点検及び保管)

第14条 外来入館者と同様とし、本規程第8条乃至第11条を適用する。

第5章 不審者の連絡

(不審者の連絡)

第15条 社員等は、施設内で不審者を発見した場合は、速やかに当該不審者の身元を確認し、直ちに上司、またはそれに準ずるものに連絡する。

第6章 入退室の管理

(入退室の管理)

第16条 施設内の特別に定められた室内等への入退室に関しては、本規程に加えて、当該室の管理者が個別に定める「入退室管理細則」に従うものとする。

附則

平成  年  月  日 施行

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