代理店調査・接待業務 個人情報管理手順書

1.概要

1)業務概要

A)代理店調査業務

営業担当者が適切な営業活動を行えるように、代理店の社員構成の確認と更新をする

業務である。

B)接待業務

得意先(小売店・学校・代理店)の会社訪問(工場・ショウルーム等)及び親睦会を

スムーズに運営し、営業成果を上げる支援業務である。

2)個人情報に関する業務の流れ

<概略フロー>

情報主体 当社 備考
収集

個人情報

収集・受付

利用

連絡

廃棄

リスト作成

諸準備


2. 個人情報の取り扱い

1)本業務で収集し取り扱う個人情報

個人情報が含まれる

帳票・データ

・代理店別社員名簿・連絡用紙

・来客行動予定表

・親睦会参加者名簿・参加連絡表

含まれる個人情報

・名前 ・生年月日 ・性別 ・住所 ・電話番号 ・携帯電話番号

・パスポートNo.

2) 個人情報の取り扱い環境のリスクと対策

取扱場所、保管場所等 リスク等 対策
社内 執務室名

本社3Fフロア

不正進入 入退室管理(訪問者記録)、許可証着用

警備保障会社契約による侵入検知

情報機器名

パソコン(フォルダ)

盗難 PCの固定
不正アクセス ログインパスワード、アクセス制限


3) 個人情報の管理体制と取り扱い範囲

担当者名 部門内での役職 役割
個人情報保護担当者 営業推進部

部長

本業務における個人情報の管理責任を有する。

業務担当者に対し、本業務の個人情報の取り扱いについて本手順書の遵守を指示する。

業務担当者 本業務において、個人情報の取り扱い権限を有する。

本業務の個人情報保護担当者指示に従い、本手順書を遵守する。

部門 担当者
営業推進部

営業支援課

代理店調査・接待業務担当者 個人情報保護担当者の指示のもと代理店調査

・接待業務のデータ取り扱いの権限を有し、

入力・更新処理を行う。

4) 個人情報の収集

<収集の目的>

本業務では個人情報を次の目的で収集します。

1、代理店に対する営業活動を、より効果的に行う為。

2、得意先の会社訪問・親睦会をよりスムーズに行い、営業成果を上げる為。

3、

<収集の方法>

本業務での個人情報の収集は以下の通り行います。

1、            収集時期・・・・情報主体のより依頼がある都度

毎年7月(親睦会)

2、入手手段・・・・情報主体より営業担当者が直接入手

5) 個人情報の第三者への提供

本業務で収集した個人情報は、法定届出で必要な場合、及び公的機関により強制される等のやむを得ない場合を除き、第三者への提供は行いません。

6) 個人情報の預託

本業務で収集した個人情報の預託は行いません。

7) 個人情報の保管、管理

個人情報を含む帳票、データは、以下に定めた方法で保管し、管理します。

注意事項 内容
帳票 保管場所 営業推進部鍵つきロッカー内にて保管する。
保存期間 1年間
データ 管理方法 営業推進部部長が管理し、部長の支持の元に事務処理担当者が入力、更新を行う。
保管場所 営業推進部部長のパソコン内。
保存期間 取引中止まで(代理店社員名簿)

5年(親睦会参加名簿&来客行動予定)

8) 個人情報の廃棄

個人情報を含む帳票・データを廃棄する場合は、以下の方法で行います。

注意事項 内容
書類の廃棄方法 個人情報保護担当者の指名を受けた業務担当者が、個人情報保護担当者の指示に従い、シュレッダー処理にて破棄する。
データの削除方法 個人情報保護担当者が、パソコンよりデータを削除する。

※パソコンの廃棄時には個人情報保護担当者により、フォーマット処理が 行われる。

9) 情報主体からの開示、訂正、削除、利用・提供停止の請求等への対応

情報主体から、自己の個人情報について「開示」「訂正・削除」「利用の停止」「提供の停止」の請求があった場合は、業務担当者がこれを受け付け、個人情報保護担当者及び事務局へ報告する。

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