請求業務 個人情報管理手順書

１．概要

１）業務の概要

営業所が管轄する得意先に対する商品・販促物代金の請求書および残高確認書（以下包括して請求書という）の作成・封緘・郵送、電子請求書のｗｅｂ掲載業務。

当部門では毎月〆日前にＨＯＳＴコンピュータの請求金額の正誤チェックと訂正を行まで業務を担当し、以降の処理は情報管理部を通じて印刷業者への委託で運営している。委託内容は、個人情報の対象となる請求書データの受信、印刷・封緘・郵送および電子請求書のｗｅｂ掲載の各業務で構成される。

２）用語の定義

①請求書

本業務で取り扱う請求書とは、営業所から依頼を受けた得意先に限定して発行する請求書（毎月）と残高確認書（１月、７月の半期ごと）とを指す。

②請求書データ

請求書データには、当社側で毎月〆日ごとに作成する一次データと、委託業者側が一次データ受信後、請求書発行・ｗｅｂ掲載のために加工した二次データとある。

３）個人情報に関する業務の流れ

＜概略フロー＞

2. 個人情報の取り扱い

１）本業務で取り扱う個人情報を含む帳票、及びデータ

2) 個人情報の取り扱い環境のリスクと対策

3) 個人情報の管理体制と取り扱い範囲

4) 個人情報の収集

＜収集の目的＞

本業務では個人情報を次の目的で収集します。

１．請求書の発行および得意先送付

２．請求書に関する問合せ対応

＜収集の方法＞

本業務での個人情報の収集は以下の通り行います。

１．収集時期…取引開始時ないしは情報の変更があった時

２．入手手段…情報主体より営業所担当者が直接入手（口頭，電話，ＦＡＸ）

３．同意方法…取引開始時に契約の一環として了承を得る

5) 個人情報の第三者への提供

本業務で収集した個人情報は、法定届出で必要な場合、及び公的機関により強制される等のやむを得ない場合の他、下記の組織で提供を行います。

6) 個人情報の預託

本業務で収集した個人情報は、以下の業務を委託するために「個人情報を委託する場合の細則」に従って委託を行います。

7) 個人情報の保管、管理

個人情報を含む帳票・データは、以下に定めた方法で保管し管理します。

8) 個人情報の廃棄

個人情報を含む帳票・データを廃棄する場合は、以下の方法で行います。

9) 情報主体からの個人情報の開示、訂正、削除、利用・提供停止の請求等への対応

情報主体から、自己の個人情報について「開示」「訂正・削除」「利用の停止」「提供の停止」の請求があった場合は、業務担当者がこれを受け付け、個人情報保護担当者及び事務局へ報告する。