回収業務 個人情報管理手順書

1.概要

1)業務の概要

営業所が管轄する小売店に対する商品・販促物代金の回収代行業務。

金融機関の提供する集金代行システム(以下ワイドネットという)を利用し、集金の手間を省き一括回収・入金処理を行う。

主として得意先とその取引金融機関の間で契約される預金口座振替依頼書の回収処理、自社金融機関マスターへの登録および請求・回収データの送受信が業務となる。

2)用語の定義

①ワイドネット(集金代行システム)

ダイヤモンドファクター㈱の提供する集金代行サービス名で、毎月の請求金額を得意先預金口座からの自動引落しにより回収する仕組み。

3)個人情報に関する業務の流れ

<概略フロー>

情報主体 営業所 本社 委託先 金融機関
収集 個人情報 収集 業務委託 業務委託
利用 サービス 入金確認 入金処理

入金確認

web掲載

請求処理

結果通知

振替処理

2. 個人情報の取り扱い

1)本業務で取り扱う個人情報を含む帳票、及びデータ

個人情報が含まれる

帳票・データ

・預金口座振替依頼書

・得意先金融機関マスター一覧

・預金口座振替変更通知リスト

・請求データ

・得意先マスター

・得意先金融機関マスター

含まれる個人情報

・店名 ・名前 ・肩書 ・請求金額・取引金融機関名 ・預金口座名義 ・預金口座番号

2) 個人情報の取り扱い環境のリスクと対策

取扱場所、保管場所等 リスク等 対策
社内 執務室名

本社3Fフロア

不正進入 入退室管理、許可証着用

警備保障会社契約による侵入検知(夜間)

書類管理の徹底(不在時・終業後は金庫保管)

情報機器名

パソコン

盗難 入退室管理
不正持ち出し 記録
不正アクセス ログインパスワード、アクセス制限
入室制限室名

システム開発課

コンピュータルーム

不正進入 施錠管理、記録
保管場所

コンピュータルーム

不正進入 施錠管理、記録
情報機器名

HOSTコンピュータ

不正アクセス ファイアウォール、アクセス制限
紛失 定期バックアップ
社内

社外

当社→委託先 送付時の紛失 配達記録郵便を利用する
データ盗聴 アクセス制限(全銀TCP/IP)

パスワード

社外 データセンター 不正アクセス アクセス制限(全銀TCP/IP)

ファイアウォール

3) 個人情報の管理体制と取り扱い範囲

担当者名 部門内での役職 役割
個人情報保護担当者 債権管理部

得意先管理課

課長

本業務における個人情報の管理責任を有する。業務担当者に対し、本業務の個人情報の取り扱いについて本手順書の遵守を指示する。
業務担当者 本業務において個人情報の取り扱い権限を有する。本業務の個人情報保護担当者指示に従い本手順書を遵守する。
部門 担当者
情報管理部

システム開発課

営業所システム

開発担当者

個人情報の回収業務に関する手続きを処理する。回収関連システム全般の管理および請求データ取扱いの権限を有する。
債権管理部

得意先管理課

回収業務担当者 個人情報保護担当者の指示のもと回収業務の処理を行う。得意先マスター、得意先金融機関マスターへのアクセス権を有する。
営業所 所長

経理担当者

得意先から得た個人情報・関連書類の管理、本社連絡および得意先マスターへの入力処理を行う。得意先マスターのアクセス権を有する。
委託先 回収代行業者

金融機関

当社からの委託を受け、口座振替依頼書の引受、請求・引落データ送受信、口座振替の処理・通知を行う。

4) 個人情報の収集

<収集の目的>

本業務では個人情報を次の目的で収集します。

1.得意先預金口座からの自動引落しによる販売代金の回収

2.上記に関する問合せ対応

<収集の方法>

本業務での個人情報の収集は以下の通り行います。

1.収集時期…預金口座振替依頼書の記入時

2.入手手段…情報主体より営業所担当者が直接入手

3.同意方法…預金口座振替依頼書の記入・押印

5) 個人情報の第三者への提供

本業務で収集した個人情報は、法定届出で必要な場合、及び公的機関により強制される等のやむを得ない場合の他、下記の組織で提供を行います。

提供先 当社との関係 提供の目的
情報主体を管轄する営業所 自社内 販売代金の回収,債権管理

6) 個人情報の預託

本業務で収集した個人情報は、以下の業務を委託するために「個人情報を委託する場合の細則」に従って委託を行います。

委託先 委託業務の内容
ダイヤモンドファクター㈱ 販売代金の回収代行サービス

7) 個人情報の保管、管理

個人情報を含む帳票、データは、以下に定めた方法で保管し、管理します。

注意事項 内容
帳票 保管場所 預金口座振替依頼書,得意先金融機関マスター一覧,預金口座振替変更

通知リストは、債権管理部管理の金庫内にて保管する。

保存期間 預金口座振替依頼書 … 契約期間

その他帳票    … 使用期間、但し6カ月を限度とする。

データ 管理方法 当社内での請求・引落しデータはホストコンピュータのみに蓄積。

請求データの変更・複写・帳票作成は禁止、引落し予定・結果データーは個人情報部分を抹消した形式でweb掲載する。

委託先では「個人情報を委託する場合の細則」に基づき管理する。

保管場所 システム開発課コンピュータルーム
保存期間 2年間
マスター 管理方法 得意先マスター

管理は情報管理部にて、登録・更新は管轄営業所または営業所指示により得意先管理課にて行う。

得意先金融機関マスター

管理は情報管理部にて、登録・更新は得意先管理課にて行う。

※その他部門での回収関連マスターの変更・複写は禁止とする。

保管場所 システム開発課コンピュータルーム
保存期間 得意先マスター         … 取引が中止または完了するまで

得意先金融機関マスター … 契約期間

8) 個人情報の廃棄

個人情報を含む帳票・データを廃棄する場合は、以下の方法で行います。

注意事項 内容
帳票の廃棄方法 個人情報保護担当者の指名を受けた業務担当者が、個人情報保護担当者の指示に従い、シュレッダー処理にて破棄する。
データおよびマス

ターの削除方法

営業所より得意先取引中止または請求停止の連絡を受け、かつ個人情報保護担当者の指名を受けた業務担当者が、個人情報保護担当者の指示に従い、ホストコンピュータのデータを消去ないしは使用不可能な状態にする。

9) 情報主体からの個人情報の開示、訂正、削除、利用・提供停止の請求等への対応

情報主体から、自己の個人情報について「開示」「訂正・削除」「利用の停止」「提供の停止」の請求があった場合は、業務担当者がこれを受け付け、個人情報保護担当者及び事務局へ報告する。

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローする