支払業務 個人情報管理手順書

１．概要

１）業務の概要

本社・各営業所の商品仕入先に対する現金支払、および量販店インショップへの振替

入金業務で、銀行ファームバンキングを利用しての一括振込処理を行っている。

個人情報としては、このうちの個人事業主の預金口座番号の取り扱い部分を保護対象としている。

２）個人情報に関する業務の流れ

＜概略フロー＞

2. 個人情報の取り扱い

１）本業務で取り扱う個人情報を含む帳票、及びデータ

2) 個人情報の取り扱い環境のリスクと対策

3) 個人情報の管理体制と取り扱い範囲

4) 個人情報の収集

＜収集の目的＞

本業務では個人情報を次の目的で収集します。

１．仕入代金の支払

２．支払に関する問合せ

＜収集の方法＞

本業務での個人情報の収集は以下の通り行います。

１．収集時期…取引開始時ないしは情報の変更があった時

２．入手手段…情報主体より営業所担当者・商品管理担当者が直接入手

３．同意方法…取引開始時に契約の一環として了承を得る

5) 個人情報の第三者への提供

本業務で収集した個人情報は、法定届出で必要な場合、及び公的機関により強制される等のやむを得ない場合の他、下記の組織で提供を行います。

6) 個人情報の委託

本業務で収集した個人情報の委託は行いません。

7) 個人情報の保管、管理

個人情報を含む書類、データは、以下に定めた方法で保管し、管理します。

8) 個人情報の廃棄

個人情報を含む帳票・データを廃棄する場合は、以下の方法で行います。

9) 情報主体からの個人情報の開示、訂正、削除、利用・提供停止の請求等への対応

情報主体から、自己の個人情報について「開示」「訂正・削除」「利用の停止」「提供の停止」の請求があった場合は、業務担当者がこれを受け付け、個人情報保護担当者及び事務局へ報告する。