得意先・仕入先管理業務 個人情報管理手順書

１．概要

１）業務の概要

営業所が管轄する得意先・仕入先の最新情報管理及びスピード検索による業務効率化。

具体的には、自社得意先データのメンテナンス（登録・更新・抹消）を行い、全国約６０００口座の得意先、２５０口座の仕入先を効率よく検索し、請求・回収・入金・支払業務や電話問合わせ等にスピーディかつ的確に対応できるデータベース整備が主な業務である。

２）個人情報に関する業務の流れ

＜概略フロー＞

2. 個人情報の取り扱い

１）本業務で取り扱う個人情報を含む帳票、及びデータ

2) 個人情報の取り扱い環境のリスクと対策

3) 個人情報の管理体制と取り扱い範囲

4) 個人情報の収集

＜収集の目的＞

本業務では個人情報を次の目的で収集します。

１．得意先管理諸業務の効率的運営（得意先・仕入先検索および内容照会）

２．得意先・仕入先との電話応対

＜収集の方法＞

本業務での個人情報の収集は以下の通り行います。

１．収集時期…新規取引開始または情報変更が行われた時

２．入手手段…情報主体より営業所担当者が直接入手

３．同意方法…取引開始時（請求・回収・支払業務遂行のための必須要件）

5) 個人情報の第三者への提供

本業務で収集した個人情報は、法定届出で必要な場合、及び公的機関により強制される等のやむを得ない場合を除き、第三者への提供は行いません。

6) 個人情報の委託

本業務で収集した個人情報の委託は行いません。

7) 個人情報の保管、管理

個人情報を含む帳票、データは、以下に定めた方法で保管し、管理します。

8) 個人情報の廃棄

個人情報を含む帳票・データを廃棄する場合は、以下の方法で行います。

9) 情報主体からの個人情報の開示、訂正、削除、利用・提供停止の請求等への対応

情報主体から、自己の個人情報について「開示」「訂正・削除」「利用の停止」「提供の停止」の請求があった場合は、業務担当者がこれを受け付け、個人情報保護担当者及び事務局へ報告する。