1.概要
1)業務の概要
営業所が管轄する得意先・仕入先の最新情報管理及びスピード検索による業務効率化。
具体的には、自社得意先データのメンテナンス(登録・更新・抹消)を行い、全国約6000口座の得意先、250口座の仕入先を効率よく検索し、請求・回収・入金・支払業務や電話問合わせ等にスピーディかつ的確に対応できるデータベース整備が主な業務である。
2)個人情報に関する業務の流れ
<概略フロー>
情報主体 | 営業所 | 本社 | 金融機関 | 備考 | |
収集 | 個人情報 | 収集 | 受付 | ||
利用 | 電話問合せ | 業務フォロー | 情報更新
管理・検索 |
代金支払
入金照会 |
2. 個人情報の取り扱い
1)本業務で取り扱う個人情報を含む帳票、及びデータ
個人情報が含まれる
帳票・データ
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・得意先マスター新規・変更連絡書(営業所変更用)
・得意先マスター変更依頼書(本社依頼用) ・得意先マスター ・CTI ・得意先管理表 ・仕入先リスト |
含まれる個人情報
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・店名 ・名前 ・所在地 ・電話番号 ・FAX番号
・与信限度 ・支払条件 ・取引金融機関名 ・預金口座名義 ・預金口座番号 |
2) 個人情報の取り扱い環境のリスクと対策
取扱場所、保管場所等 | リスク等 | 対策 | ||
社内 | 執務室名
本社3Fフロア |
不正進入 | 入退室管理、許可証着用
警備保障会社契約による侵入検知(夜間) 書類管理の徹底 (連番管理,不在時・終業後は鍵ロッカー) |
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情報機器名
パソコン |
盗難 | 入退室管理 | ||
不正持ち出し | 記録 | |||
不正アクセス | ログインパスワード、アクセス制限 | |||
入室制限室名
システム開発課 コンピュータルーム |
不正進入 | 施錠管理、記録 | ||
保管場所
コンピュータルーム |
不正進入 | 施錠管理、記録 | ||
情報機器名
HOSTコンピュータ |
不正アクセス | ファイアウォール、アクセス制限 | ||
紛失 | 定期バックアップ |
3) 個人情報の管理体制と取り扱い範囲
担当者名 | 部門内での役職 | 役割 | |
個人情報保護担当者 | 債権管理部
得意先管理課 課長 |
本業務における個人情報の管理責任を有する。業務担当者に対し、本業務の個人情報の取扱いについて本手順書の遵守を指示する。 | |
業務担当者 | 本業務において、個人情報の取扱い権限を有する。本業務の個人情報保護担当者指示に従い本手順書を遵守する。 | ||
部門 | 担当者 | ||
情報管理部
システム開発課 |
営業所システム
開発担当者 |
共有フォルダー、得意先マスター、CTI全般の管理およびCTIデータ取扱いの権限を有する。 | |
債権管理部
得意先管理課 |
請求・回収・支払業務担当者 | 個人情報保護担当者の指示のもと得意先マスター、CTI、得意先管理表、仕入先リスト
のアクセス権を有し入力処理を行う。 |
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営業所 | 所長
経理担当者 |
得意先・仕入先情報全般の取扱いと管理権限を有する。得意先マスターのアクセス権を有し、本社連絡及び情報の入力処理を行う。 |
4) 個人情報の収集
<収集の目的>
本業務では個人情報を次の目的で収集します。
1.得意先管理諸業務の効率的運営(得意先・仕入先検索および内容照会)
2.得意先・仕入先との電話応対
<収集の方法>
本業務での個人情報の収集は以下の通り行います。
1.収集時期…新規取引開始または情報変更が行われた時
2.入手手段…情報主体より営業所担当者が直接入手
3.同意方法…取引開始時(請求・回収・支払業務遂行のための必須要件)
5) 個人情報の第三者への提供
本業務で収集した個人情報は、法定届出で必要な場合、及び公的機関により強制される等のやむを得ない場合を除き、第三者への提供は行いません。
6) 個人情報の委託
本業務で収集した個人情報の委託は行いません。
7) 個人情報の保管、管理
個人情報を含む帳票、データは、以下に定めた方法で保管し、管理します。
注意事項 | 内容 | |
帳票 | 保管場所 | 債権管理部鍵つきロッカー内にて保管する。 |
保存期間 | 1年間 | |
マスター | 管理方法 | 得意先マスター
管理は情報管理部にて、登録・更新は管轄営業所または営業所指 示により得意先管理課にて行う。 CTI 管理は情報管理部にて、登録・更新は得意先管理課にて行う。 得意先管理表,仕入先リスト(共有フォルダー内に保管) 管理・登録・更新すべて得意先管理課にて行う。 ※その他部門でのマスターの変更・複写は禁止とする。 |
保管場所 | 得意先マスター,得意先管理表,仕入先リスト
… システム開発課コンピュータルーム CTI … 3Fフロア |
|
保存期間 | 取引が中止または完了するまで |
8) 個人情報の廃棄
個人情報を含む帳票・データを廃棄する場合は、以下の方法で行います。
注意事項 | 内容 |
帳票の廃棄方法 | 個人情報保護担当者の指名を受けた業務担当者が、個人情報保護担当者
の指示に従い、シュレッダー処理にて破棄する。 |
マスターの削除方法 | 営業所より得意先取引中止または請求停止の連絡を受け、かつ個人情報
保護担当者の指名を受けた業務担当者が、個人情報保護担当者の指示に 従い、マスターの該当データを消去ないしは使用不可能な状態にする。 |
9) 情報主体からの個人情報の開示、訂正、削除、利用・提供停止の請求等への対応
情報主体から、自己の個人情報について「開示」「訂正・削除」「利用の停止」「提供の停止」の請求があった場合は、業務担当者がこれを受け付け、個人情報保護担当者及び事務局へ報告する。