得意先・仕入先管理業務 個人情報管理手順書

1.概要

1)業務の概要

営業所が管轄する得意先・仕入先の最新情報管理及びスピード検索による業務効率化。

具体的には、自社得意先データのメンテナンス(登録・更新・抹消)を行い、全国約6000口座の得意先、250口座の仕入先を効率よく検索し、請求・回収・入金・支払業務や電話問合わせ等にスピーディかつ的確に対応できるデータベース整備が主な業務である。

2)個人情報に関する業務の流れ

<概略フロー>

情報主体 営業所 本社 金融機関 備考
収集

個人情報

収集

受付

利用

電話

問合せ

業務

フォロー

情報更新

管理・検索

代金支払

入金照会


2. 個人情報の取り扱い

1)本業務で取り扱う個人情報を含む帳票、及びデータ

個人情報が含まれる 

帳票・データ

・得意先マスター新規・変更連絡書(営業所変更用) 

・得意先マスター変更依頼書(本社依頼用)

・得意先マスター

・CTI

・得意先管理表

・仕入先リスト

含まれる個人情報 

・店名 ・名前 ・所在地 ・電話番号 ・FAX番号 

・与信限度 ・支払条件

・取引金融機関名 ・預金口座名義 ・預金口座番号

2) 個人情報の取り扱い環境のリスクと対策

取扱場所、保管場所等 リスク等 対策
社内 執務室名 

本社3Fフロア

不正進入 入退室管理、許可証着用 

警備保障会社契約による侵入検知(夜間)

書類管理の徹底

(連番管理,不在時・終業後は鍵ロッカー)

情報機器名 

パソコン

盗難 入退室管理
不正持ち出し 記録
不正アクセス ログインパスワード、アクセス制限
入室制限室名 

システム開発課

コンピュータルーム

不正進入 施錠管理、記録
保管場所 

コンピュータルーム

不正進入 施錠管理、記録
情報機器名 

HOSTコンピュータ

不正アクセス ファイアウォール、アクセス制限
紛失 定期バックアップ


3) 個人情報の管理体制と取り扱い範囲

担当者名 部門内での役職 役割
個人情報保護担当者 債権管理部 

得意先管理課

課長

本業務における個人情報の管理責任を有する。業務担当者に対し、本業務の個人情報の取扱いについて本手順書の遵守を指示する。
業務担当者 本業務において、個人情報の取扱い権限を有する。本業務の個人情報保護担当者指示に従い本手順書を遵守する。
部門 担当者
情報管理部 

システム開発課

営業所システム 

開発担当者

共有フォルダー、得意先マスター、CTI全般の管理およびCTIデータ取扱いの権限を有する。
債権管理部 

得意先管理課

請求・回収・支払業務担当者 個人情報保護担当者の指示のもと得意先マスター、CTI、得意先管理表、仕入先リスト 

のアクセス権を有し入力処理を行う。

営業所 所長 

経理担当者

得意先・仕入先情報全般の取扱いと管理権限を有する。得意先マスターのアクセス権を有し、本社連絡及び情報の入力処理を行う。

4) 個人情報の収集

<収集の目的>

本業務では個人情報を次の目的で収集します。

1.得意先管理諸業務の効率的運営(得意先・仕入先検索および内容照会)

2.得意先・仕入先との電話応対

<収集の方法>

本業務での個人情報の収集は以下の通り行います。

1.収集時期…新規取引開始または情報変更が行われた時

2.入手手段…情報主体より営業所担当者が直接入手

3.同意方法…取引開始時(請求・回収・支払業務遂行のための必須要件)

5) 個人情報の第三者への提供

本業務で収集した個人情報は、法定届出で必要な場合、及び公的機関により強制される等のやむを得ない場合を除き、第三者への提供は行いません。

6) 個人情報の委託

本業務で収集した個人情報の委託は行いません。

7) 個人情報の保管、管理

個人情報を含む帳票、データは、以下に定めた方法で保管し、管理します。

注意事項 内容
帳票 保管場所 債権管理部鍵つきロッカー内にて保管する。
保存期間 1年間
マスター 管理方法 得意先マスター 

管理は情報管理部にて、登録・更新は管轄営業所または営業所指

示により得意先管理課にて行う。

CTI

管理は情報管理部にて、登録・更新は得意先管理課にて行う。

得意先管理表,仕入先リスト(共有フォルダー内に保管)

管理・登録・更新すべて得意先管理課にて行う。

※その他部門でのマスターの変更・複写は禁止とする。

保管場所 得意先マスター,得意先管理表,仕入先リスト 

… システム開発課コンピュータルーム

CTI

… 3Fフロア

保存期間 取引が中止または完了するまで

8) 個人情報の廃棄

個人情報を含む帳票・データを廃棄する場合は、以下の方法で行います。

注意事項 内容
帳票の廃棄方法 個人情報保護担当者の指名を受けた業務担当者が、個人情報保護担当者 

の指示に従い、シュレッダー処理にて破棄する。

マスターの削除方法 営業所より得意先取引中止または請求停止の連絡を受け、かつ個人情報 

保護担当者の指名を受けた業務担当者が、個人情報保護担当者の指示に

従い、マスターの該当データを消去ないしは使用不可能な状態にする。

9) 情報主体からの個人情報の開示、訂正、削除、利用・提供停止の請求等への対応

情報主体から、自己の個人情報について「開示」「訂正・削除」「利用の停止」「提供の停止」の請求があった場合は、業務担当者がこれを受け付け、個人情報保護担当者及び事務局へ報告する。

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