債権管理業務 個人情報管理手順書

1.概要

1)業務の概要

営業所が管轄する得意先に関する債権管理業務で、継続取引契約書の締結、支払不良・経営不全店に対する対策、不良債権発生時の措置等が主な業務内容となる。

活動主体は各営業所で、当部門では後方支援として全般的な営業所指導・業務代行を行っており、営業所の保有する継続的商品取引契約書をはじめ各種覚書、念書、委任状、支払計画書等の有効性や登記簿謄本等による担保能力をチェックするためのコピー書類の取扱いを個人情報保護の対象業務としている。

2)個人情報に関する業務の流れ

<概略フロー>

情報主体 営業所 本社 公的機関 備考
収集

原本保管

契約書類

原本保管

収集

受付

チェック

登記簿謄本他

利用

緊急時活用

報告書作成

債権処理


コピー保管


2. 個人情報の取り扱い

1)本業務で取り扱う個人情報を含む帳票、及びデータ

個人情報が含まれる

帳票・データ

・継続的商品取引契約書

・保証人追加契約書

・念書

・委任状

・支払計画書

・不良債権報告書

・登記簿謄本、その他債権関連書類

含まれる個人情報

・店名 ・店主名 ・連帯保証人 ・住所 ・取引契約条件

・債務額 ・所有不動産 ・担保設定状況 ・取引銀行

2) 個人情報の取り扱い環境のリスクと対策

取扱場所、保管場所等 リスク等 対策
社内 執務室名

本社3Fフロア

不正進入 入退室管理、許可証着用

警備保障会社契約による侵入検知(夜間)

書類管理の徹底

(不在時・終業後は鍵ロッカー)

情報機器名

パソコン

盗難 入退室管理
不正持ち出し 記録
不正アクセス ログインパスワード、アクセス制限
入室制限室名

システム開発課

コンピュータルーム

不正進入 施錠管理、記録
保管場所

コンピュータルーム

不正進入 施錠管理、記録
情報機器名

HOSTコンピュータ

不正アクセス ファイアウォール、アクセス制限
紛失 定期バックアップ


3) 個人情報の管理体制と取り扱い範囲

担当者名 部門内での役職 役割
個人情報保護担当者 債権管理部

得意先管理課

課長

本業務における個人情報の管理責任を有する。業務担当者に対し、本業務の個人情報の取扱いについて本手順書の遵守を指示する。
業務担当者 本業務において、個人情報の取り扱い権限を有する。本業務の個人情報保護担当者指示に従い本手順書を遵守する。
部門 担当者
情報管理部

システム開発課

共有フォルダー

管理担当者

共有フォルダーの管理権限を有する。
債権管理部

債権管理課

債権管理業務

担当者

個人情報保護担当者の指示のもと、債権関連書類(コピー)の保管と共有フォルダーへの報告書掲載処理を行う。
営業所 所長

得意先・外部機関から得た契約書・債権関連書類の原本管理、個人情報の管理および本社連絡を行う。

4) 個人情報の収集

<収集の目的>

本業務では個人情報を次の目的で収集します。

1.基本取引契約の締結および相互確認

2.契約不履行時の指導・対策・措置

<収集の方法>

本業務での個人情報の収集は以下の通り行います。

1.収集時期…新規取引開始または情報変更が行われた時

2.入手手段…情報主体より営業所担当者が直接入手

3.同意方法…契約書類への署名・押印

5) 個人情報の第三者への提供

本業務で収集した個人情報は、法定届出で必要な場合、及び公的機関により強制される等のやむを得ない場合を除き、第三者への提供は行いません。

6) 個人情報の委託

本業務で収集した個人情報の委託は行いません。

7) 個人情報の保管、管理

個人情報を含む帳票、データは、以下に定めた方法で保管し、管理します。

注意事項 内容
帳票 保管場所 債権管理部鍵つきロッカー内にて保管する。
保存期間 債権処理完了時(取引中止等による)または内容更新時

8) 個人情報の廃棄

個人情報を含む帳票・データを廃棄する場合は、以下の方法で行います。

注意事項 内容
書類の廃棄方法 個人情報保護担当者の指名を受けた業務担当者が、個人情報保護担当者

の指示に従い、シュレッダー処理にて破棄する。

データの削除方法 営業所および個人情報保護担当者の指名を受けた業務担当者が、個人情

報保護担当者の指示に従い、共有フォルダーの該当データを消去する。

9) 情報主体からの個人情報の開示、訂正、削除、利用・提供停止の請求等への対応

情報主体から、自己の個人情報について「開示」「訂正・削除」「利用の停止」「提供の停止」の請求があった場合は、業務担当者がこれを受け付け、個人情報保護担当者及び事務局へ報告する。

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