職域業務個人情報管理手順書

１．概要

１）業務概要

本業務は、社内販売、斡旋等、職域に関する業務です。

２）個人情報に関する業務の流れ

＜概略フロー＞

社員、顧客

仕入先

本社人事課

備考

注文

商品

受け取り

受注

出荷

支払

仕切り処理

商品発送

商品

受け取り

注文受付

仕入先発注

2. 個人情報の取り扱い

１）本業務で収集し取り扱う個人情報

個人情報が含まれる

帳票・データ

・受注書

・お中元歳暮送付一覧

・発注書

・払込取扱書

・小売伝票

・個人コードマスター

・名簿２

含まれる個人情報

住所、氏名、電話番号、社員コード、所属部署、勤務先、FAX番号、得意先名、得意先住所、得意先電話番号、得意先FAX番号、取引先名、取引先住所、取引先電話番号、購入商品・金額、受注番号

2) 個人情報の取り扱い環境のリスクと対策

	取扱場所、保管場所等		リスク等	対策
社内	本社２Ｆ		不正閲覧	来訪者管理、社員証着用
		施錠ロッカー施錠引き出し	盗難	施錠
	本社共有サーバー		不正アクセス	ID/パスワード管理
		人事部サーバー	不正アクセス	アクセス制限
社内 ⇔ 社外	人事課　→　仕入先業者		郵送時の紛失漏洩	手渡し郵送時の受け取り確認

3) 個人情報の管理体制と取り扱い範囲

担当者名		部門内での役職	役割
個人情報保護担当者		人事部長	本業務における個人情報の管理責任を有する。業務担当者に対し、本業務の個人情報の取り扱いについて本手順書の遵守を指示する。
業務担当者			本業務において、個人情報の取り扱い権限を有する。本業務の個人情報保護担当者指示に従い、本手順書を遵守する。
	部門	担当者
	人事部人事課	社員情報業務担当者	職域業務における個人情報の取扱い権限を有する。またADPSへのアクセス権を有する

4) 個人情報の収集

＜収集の目的＞

社内販売、商品の斡旋にともない、商品、払込伝票の発送をするため

＜収集の方法＞

受注書、送付される中元歳暮、聞き取り、メールなどにより収集

5) 個人情報の第三者への提供

本業務で収集した個人情報は、法定届出で必要な場合、及び公的機関により強制される等のやむを得ない場合を除き、第三者への提供は行いません。

6) 個人情報の預託

本業務で収集した個人情報は、商品の発送の際に、各仕入れ業者への預託を行います。

その際の個人情報とは、下記の内容です。

「商品発送先の住所、氏名、電話番号、商品名、数量」

7) 個人情報の保管、管理

個人情報を含む帳票、データは、以下に定めた方法で保管し、管理します。

注意事項		内容
帳票	管理方法	書類はファイリングし管理する
	保管場所	書類は、人事部カギ付ロッカー、担当者引き出しにて保管する
	保存期間	各帳票ごとに設定
データ	管理方法	各ＰＣをパスワード管理し不正アクセスできないようにする。
	保管場所	本社サーバーの共有フォルダに保存する。本社サーバーは情報管理部によりセキュリティー管理する
	保存期間	特になし（定期的に更新）

8) 個人情報の廃棄

個人情報を含む帳票・データを廃棄する場合は、以下の方法で行います。

注意事項	内容
書類の廃棄方法	個人情報保護担当者の指名を受けた業務担当者が、個人情報保護担当者の指示に従い、シュレッダー処理もしくは専門業者の引取りにて破棄する。
データの削除方法	個人情報保護担当者の指名を受けた業務担当者が、個人情報保護担当者の指示に従い、サーバーよりデータを削除する。

9) 情報主体からの個人情報の開示、訂正、削除、利用・提供停止の請求等への対応

情報主体から、自己の個人情報について「開示」「訂正・削除」「利用の停止」「提供の停止」の請求があった場合は、業務担当者がこれを受け付け、個人情報保護担当者及び事務局へ報告する。