賃金関連業務 個人情報管理手順書

1.概要

1)業務概要

本業務は、社員の給与、賞与、退職金など賃金に関する業務です。

2)個人情報に関する業務の流れ

<概略フロー>

 

社員

人事部

営業所・工場

提出機関

備考

給与計算

給与明細配布

給与計算処理

帳票印刷・

チェック

賞与計算処理

組合交渉

賞与総額決定

業績考課

実施・回収

帳票印刷・

チェック

帳票・給与明細送付

   

賞与

賞与明細配布

帳票・賞与明細送付

   

年末調整・源泉事務

源泉徴収票

配布

源泉事務

各種申告書

出力・提出依頼

各種申告書記入・提出

年末調整処理

資料作成

各種申告書

チェック・登録

 

源泉票・報告書

等の提出

 


 

 

社員

人事部

営業所・工場/担当部署

提出機関

備考

賃金改定

 

データ処理

個人昇給額決定

職能考課

実施・回収

賃金

組合交渉

個人昇給額決定(工場)

   

社会保険

各種給付金申請

給付金申請

月変・算定

処理

手続き

手続き

社会保険

取得届

     

退職金

退職金

各種書類記入

退職願

退職金計算書

出力

経理課

振込依頼

退職金

計算処理

経理課・基幹工場・

関連会社計算書渡し

管理課担当者関連書類提出

   

 

 

2. 個人情報の取り扱い

 

1)本業務で収集し取り扱う個人情報

個人情報が含まれる

帳票・データ

・給与・賞与関係帳票(社員台帳、給与台帳、社員経歴台帳、給与支給明細、銀行振込依頼書、賞与個人表、賞与支給明細、賞与支払届)

・年末調整申告書(給与所得者の扶養控除等申告書、給与所得者の保険料控除申告書、給与所得者の住宅借入金等特別控除申告書)

・源泉徴収帳票(源泉徴収票、給与支払報告書、賃金台帳、年末調整清算書、支払調書、特別徴収税額通知書)

・賃金改定帳票(ベースアップ個人表、昇給個人表)

・社会保険関係書類(健康保険・厚生年金資格取得届、健康保険被保険   者異動届、雇用保険被保険者証、年金手帳、社会保険料月額変更届・基礎算定届・賞与支払届、健康保険各種給付金申請書、雇用保険各種給付金申請書・賃金証明書、健康保険NO.リスト)

・退職金関係書類(差し入れ書、退職金計算書、退職所得申告書、退職所得の源泉徴収票、第一標準年金及び一時金計算書兼請求書、一時給付金請求書、振込依頼書、×年×月退職金計算書)

・ADPSデータ

含まれる個人情報

住所、氏名、家族構成、生年月日、性別、電話番号、銀行口座、学歴、職歴、入社日、住民票住所、通勤方法、家族扶養、住民税情報、社員コード、借上げ社宅家賃、人事考課情報、社会保険情報、資格等級、所属部署、勤務先、その他社員現職情報、労働組合情報、免許資格情報

 

2) 個人情報の取り扱い環境のリスクと対策

取扱場所、保管場所等

リスク等

対策

社内

本社2F 不正閲覧 来訪者管理、社員証着用
施錠ロッカー

施錠引き出し

盗難 施錠
ADPS 不正アクセス パスワード管理
データ消去 バックアップ
本社共有サーバー 不正アクセス ID/パスワード管理
  人事部サーバー 不正アクセス アクセス制限

社内

社外

人事課 → 提出機関 運搬時の盗難・紛失

郵送時の紛失

窓口での直接渡し

郵送時の受け取り確認

 


3) 個人情報の管理体制と取り扱い範囲

担当者名 部門内での役職 役割
個人情報保護担当者 人事部長 本業務における個人情報の管理責任を有する。

業務担当者に対し、本業務の個人情報の取り扱いについて本手順書の遵守を指示する。

業務担当者 本業務において、個人情報の取り扱い権限を有する。

本業務の個人情報保護担当者指示に従い、本手順書を遵守する。

部門 担当者
人事部人事課 賃金関連

業務担当者

賃金関連の業務における個人情報の取扱い権限を有する。またADPSへのアクセス権を有する

    

4) 個人情報の収集

<収集の目的>

1、賃金関連の処理を行うため

2、会社に帰属する社員を管理するため

3、公的機関の各種手続きを行うため

<収集の方法>

社員より直接手渡し、メール、郵送にて受取る

5) 個人情報の第三者への提供

本業務で収集した個人情報は、法定届出で必要な場合、及び公的機関により強制される等のやむを得ない場合を除き、第三者への提供は行いません。

6) 個人情報の預託

本業務で収集した個人情報の預託は行いません。

7) 個人情報の保管、管理

個人情報を含む帳票、データは、以下に定めた方法で保管し、管理します。

注意事項

内容

帳票

管理方法

書類はファイリングし管理する

保管場所

書類は、人事部カギ付ロッカー、担当者引き出しにて保管する

保存期間

各帳票ごとに設定

データ

管理方法

各PCをパスワード管理し不正アクセスできないようにする。

保管場所

本社サーバーの共有フォルダに保存する。

本社サーバーは情報管理部によりセキュリティー管理する

保存期間

特になし(定期的に更新)

ADPS

データ

管理方法

パスワード管理し不正アクセスできないようにする。

保管場所

ADPSサーバーに保存する。

保存期間

特になし(定期的に更新)

8) 個人情報の廃棄

個人情報を含む帳票・データを廃棄する場合は、以下の方法で行います。

注意事項

内容

書類の廃棄方法

個人情報保護担当者の指名を受けた業務担当者が、個人情報保護担当者の指示に従い、シュレッダー処理もしくは専門業者の引取りにて破棄する。

データの削除方法

個人情報保護担当者の指名を受けた業務担当者が、個人情報保護担当者の指示に従い、サーバーよりデータを削除する。

9) 情報主体からの個人情報の開示、訂正、削除、利用・提供停止の請求等への対応

情報主体から、自己の個人情報について「開示」「訂正・削除」「利用の停止」「提供の停止」の請求があった場合は、業務担当者がこれを受け付け、個人情報保護担当者及び事務局へ報告する。

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