ISO9001文書(採用時)管理業務 個人情報管理手順書

1.概要

1)業務概要

新規採用時(社員、派遣、バイト、パート)の部署での作成文書管理

2)個人情報に関する業務の流れ

<概略フロー>

 

社員、派遣、バイト、パート

採用部署

備考

収集

本人確認

個人情報

定期的な修正・追記

新規採用

必要文書作成

 

 

2. 個人情報の取り扱い

 

1)本業務で収集し取り扱う個人情報

個人情報が含まれる

帳票・データ

・個人教育履歴

・人員配置表

含まれる個人情報

・所属部署 ・名前 ・社員№・生年月日 ・入社年月日

・職歴 ・教育・訓練履歴

 

2) 個人情報の取り扱い環境のリスクと対策

取扱場所、保管場所等

リスク等

対策

社内

各部署 不正進入 入退室管理(訪問者記録)、許可証着用

警備保障会社契約による侵入検知

保管場所 盗難 施錠管理
各部署長PC 盗難 PCの固定
不正アクセス ログインパスワード

 


3) 個人情報の管理体制と取り扱い範囲

担当者名 部門内での役職 役割
個人情報保護担当者 工場長 本業務における個人情報の管理責任を有する。

業務担当者に対し、本業務の個人情報の取り扱いについて本手順書の遵守を指示する。

業務担当者 各部署長 本業務において、個人情報の取り扱い権限を有する。

本業務の個人情報保護担当者指示に従い、本手順書を遵守する。

部門 担当者
各部署 ISO9001文書作成担当者 個人情報のISO9001文書作成業務に関する手続きを処理する。

    

4) 個人情報の収集

<収集の目的>

本業務では個人情報を次の目的で収集します。

1、課内での人員配置の把握

2、社員の職歴、教育・訓練履歴の把握

<収集の方法>

本業務での個人情報の収集は、採用時の直接収集(聞き取り)により行います。

5) 個人情報の第三者への提供

本業務で収集した個人情報は、法定届出で必要な場合、及び公的機関により強制される等のやむを得ない場合を除き、第三者への提供は行いません。

6) 個人情報の預託

本業務で収集した個人情報の預託は行いません。

7) 個人情報の保管、管理

個人情報を含む帳票、データは、以下に定めた方法で保管し、管理します。

注意事項

内容

帳票

管理方法

ISO9001文書は、ファイリングし管理する

保管場所

ISO9001文書は、各部署のカギ付引き出しにて保管する

保存期間

帳票ごとに設定

データ

管理方法

パスワード管理

保管場所

各工場ISO9001共有サーバー

保存期間

なし

8) 個人情報の廃棄

個人情報を含む帳票・データを廃棄する場合は、以下の方法で行います。

注意事項

内容

書類の廃棄方法

個人情報保護担当者の指名を受けた業務担当者が、個人情報保護担当者の指示に従い、シュレッダー処理にて破棄する。

データの削除方法

個人情報保護担当者の指名を受けた業務担当者が、個人情報保護担当者の指示に従い、サーバーよりデータを削除する。

9) 情報主体からの個人情報の開示、訂正、削除、利用・提供停止の請求等への対応

情報主体から、自己の個人情報について「開示」「訂正・削除」「利用の停止」「提供の停止」の請求があった場合は、業務担当者がこれを受け付け、個人情報保護担当者及び事務局へ報告する。

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