ISO9001文書（採用時）管理業務 個人情報管理手順書

１．概要

１）業務概要

新規採用時（社員、派遣、バイト、パート）の部署での作成文書管理

２）個人情報に関する業務の流れ

＜概略フロー＞

社員、派遣、バイト、パート

採用部署

備考

収集

本人確認

個人情報

定期的な修正・追記

新規採用

必要文書作成

2. 個人情報の取り扱い

１）本業務で収集し取り扱う個人情報

個人情報が含まれる帳票・データ

・個人教育履歴

・人員配置表

含まれる個人情報

・所属部署　・名前　・社員№・生年月日　・入社年月日

・職歴　・教育・訓練履歴

2) 個人情報の取り扱い環境のリスクと対策

	取扱場所、保管場所等		リスク等	対策
社内	各部署		不正進入	入退室管理（訪問者記録）、許可証着用警備保障会社契約による侵入検知
		保管場所	盗難	施錠管理
		各部署長ＰＣ	盗難	PCの固定
		各部署長ＰＣ	不正アクセス	ログインパスワード

3) 個人情報の管理体制と取り扱い範囲

担当者名		部門内での役職	役割
個人情報保護担当者		工場長	本業務における個人情報の管理責任を有する。業務担当者に対し、本業務の個人情報の取り扱いについて本手順書の遵守を指示する。
業務担当者		各部署長	本業務において、個人情報の取り扱い権限を有する。本業務の個人情報保護担当者指示に従い、本手順書を遵守する。
	部門	担当者
	各部署	ISO9001文書作成担当者	個人情報のISO9001文書作成業務に関する手続きを処理する。

4) 個人情報の収集

＜収集の目的＞

本業務では個人情報を次の目的で収集します。

１、課内での人員配置の把握

２、社員の職歴、教育・訓練履歴の把握

＜収集の方法＞

本業務での個人情報の収集は、採用時の直接収集（聞き取り）により行います。

5) 個人情報の第三者への提供

本業務で収集した個人情報は、法定届出で必要な場合、及び公的機関により強制される等のやむを得ない場合を除き、第三者への提供は行いません。

6) 個人情報の預託

本業務で収集した個人情報の預託は行いません。

7) 個人情報の保管、管理

個人情報を含む帳票、データは、以下に定めた方法で保管し、管理します。

8) 個人情報の廃棄

個人情報を含む帳票・データを廃棄する場合は、以下の方法で行います。

注意事項	内容
書類の廃棄方法	個人情報保護担当者の指名を受けた業務担当者が、個人情報保護担当者の指示に従い、シュレッダー処理にて破棄する。
データの削除方法	個人情報保護担当者の指名を受けた業務担当者が、個人情報保護担当者の指示に従い、サーバーよりデータを削除する。

9) 情報主体からの個人情報の開示、訂正、削除、利用・提供停止の請求等への対応

情報主体から、自己の個人情報について「開示」「訂正・削除」「利用の停止」「提供の停止」の請求があった場合は、業務担当者がこれを受け付け、個人情報保護担当者及び事務局へ報告する。