個人外注登録・支払い業務 個人情報管理手順書

1.概要

1)業務概要

2)個人情報に関する業務の流れ

<概略フロー>

 

内職者

生産課

業務課

収集

内職受託

内職者受給

受託条件通知

内職委託開始

支払内容の確認

支払手配

支払帳票作成

内職者受付

内職募集依頼

内職希望者

募集

 2. 個人情報の取り扱い

 1)本業務で収集し取り扱う個人情報

個人情報が含まれる帳票・データ

・家内労働者手帳

・外注依頼伝票

・外注工賃台帳

・納品書

含まれる個人情報

・名前 ・金融機関口座№ ・住所 ・電話番号

・FAX番号

 2) 個人情報の取り扱い環境のリスクと対策

取扱場所、保管場所等

リスク等

対策

社内

工場事務所 不正閲覧 来訪者管理、社員証着用
施錠書棚

施錠引出し

盗難 施錠管理

 3) 個人情報の管理体制と取り扱い範囲

担当者名 部門内での役職 役割
個人情報保護担当者 工場長 本業務における個人情報の管理責任を有する。業務担当者に対し、本業務の個人情報の取り扱いについて本手順書の遵守を指示する。
業務担当者 業務課長

業務課 課員

本業務において、個人情報の取り扱い権限を有する。本業務の個人情報保護担当者指示に従い、本手順書を遵守する。
部門 担当者
業務課 個人外注管理業務担当者 個人情報の個人外注管理業務に関する手続きを処理する。

4) 個人情報の収集

<収集の目的>

本業務では個人情報を次の目的で収集します。

1、個人外注先の管理、支払い

<収集の方法>

本業務での個人情報の収集は以下の通り行います。

1.外注管理業務での個人情報の収集

個人外注先より直接手渡し、電話、FAX等にて受け取る

5) 個人情報の第三者への提供

本業務で収集した個人情報は、法定届出で必要な場合、及び公的機関により強制される等のやむを得ない場合を除き、第三者への提供は行いません。

6) 個人情報の預託

本業務で収集した個人情報の預託は行いません。

7) 個人情報の保管、管理

個人情報を含む帳票、データは、以下に定めた方法で保管し、管理します。

注意事項

内容

帳票

管理方法

書類は、ファイリングし管理する

保管場所

書類は、業務課鍵付書棚、担当者鍵付引出しにて管理する

保存期間

帳票ごとに設定

データ

管理方法

内職データベースに保管

保管場所

共有サーバ

保存期間

契約終了まで

8) 個人情報の廃棄

個人情報を含む帳票・データを廃棄する場合は、以下の方法で行います。

注意事項

内容

書類の廃棄方法

個人情報保護担当者の指名を受けた業務担当者が、個人情報保護担当者の指示に従い、シュレッダー処理にて破棄する。

データの削除方法

ベンダーリストのみ技術開発部品質管理課ISO9001事務局担当者がライブラリーからデータを削除。業務課管理のデータは、個人情報保護担当者の指名を受けた業務担当者が、個人情報保護担当者の指示に従い、サーバーよりデータを削除する。

9) 情報主体からの個人情報の開示、訂正、削除、利用・提供停止の請求等への対応

情報主体から、自己の個人情報について「開示」「訂正・削除」「利用の停止」「提供の停止」の請求があった場合は、業務担当者がこれを受け付け、個人情報保護担当者及び事務局へ報告する。

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