個人外注登録・支払い業務 個人情報管理手順書

1.概要

1)業務概要

2)個人情報に関する業務の流れ

<概略フロー>

 

内職者

生産課

業務課

 

 

収集

 

内職受託

内職者受給

受託条件通知

内職委託開始

支払内容の確認

支払手配

支払帳票作成

内職者受付

内職募集依頼

 

内職希望者

募集

 

 2. 個人情報の取り扱い

 1)本業務で収集し取り扱う個人情報

個人情報が含まれる

帳票・データ

 

 

・家内労働者手帳

・外注依頼伝票

・外注工賃台帳

・納品書

含まれる個人情報

 

・名前 ・金融機関口座№ ・住所 ・電話番号

・FAX番号

 

2) 個人情報の取り扱い環境のリスクと対策

 

取扱場所、保管場所等

リスク等

対策

社内

工場事務所 不正閲覧 来訪者管理、社員証着用
  施錠書棚

施錠引出し

盗難 施錠管理


3) 個人情報の管理体制と取り扱い範囲

担当者名 部門内での役職 役割
個人情報保護担当者 工場長 本業務における個人情報の管理責任を有する。

業務担当者に対し、本業務の個人情報の取り扱いについて本手順書の遵守を指示する。

業務担当者 業務課長

業務課 課員

本業務において、個人情報の取り扱い権限を有する。

本業務の個人情報保護担当者指示に従い、本手順書を遵守する。

  部門 担当者  
業務課 個人外注管理業務担当者 個人情報の個人外注管理業務に関する手続きを処理する。

4) 個人情報の収集

<収集の目的>

本業務では個人情報を次の目的で収集します。

1、個人外注先の管理、支払い

 

<収集の方法>

本業務での個人情報の収集は以下の通り行います。

1.外注管理業務での個人情報の収集

個人外注先より直接手渡し、電話、FAX等にて受け取る

 

5) 個人情報の第三者への提供

本業務で収集した個人情報は、法定届出で必要な場合、及び公的機関により強制される等のやむを得ない場合を除き、第三者への提供は行いません。

 

6) 個人情報の預託

本業務で収集した個人情報の預託は行いません。

 

7) 個人情報の保管、管理

個人情報を含む帳票、データは、以下に定めた方法で保管し、管理します。

注意事項

内容

帳票

管理方法

書類は、ファイリングし管理する

保管場所

書類は、業務課鍵付書棚、担当者鍵付引出しにて管理する

保存期間

帳票ごとに設定

データ

管理方法

内職データベースに保管

保管場所

共有サーバ

保存期間

契約終了まで

 

8) 個人情報の廃棄

個人情報を含む帳票・データを廃棄する場合は、以下の方法で行います。

注意事項

内容

書類の廃棄方法

個人情報保護担当者の指名を受けた業務担当者が、個人情報保護担当者の指示に従い、シュレッダー処理にて破棄する。

データの削除方法

ベンダーリストのみ技術開発部品質管理課ISO9001事務局担当者がライブラリーからデータを削除。業務課管理のデータは、個人情報保護担当者の指名を受けた業務担当者が、個人情報保護担当者の指示に従い、サーバーよりデータを削除する。

 

9) 情報主体からの個人情報の開示、訂正、削除、利用・提供停止の請求等への対応

情報主体から、自己の個人情報について「開示」「訂正・削除」「利用の停止」「提供の停止」の請求があった場合は、業務担当者がこれを受け付け、個人情報保護担当者及び事務局へ報告する。

 

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