社員情報管理業務(採用~社員情報管理) 個人情報管理手順書

1.概要

1)業務概要

本業務は、各工場における社員の募集・採用から入社後の社員情報の登録・管理に関する業務です。

2)個人情報に関する業務の流れ

<概略フロー>

 

応募者/社員、パート

工場

本社人事部

備考

 

 

採用応募

社員情報

変更連絡

入社手続

 

採用試験

 

 

採用判定

社員情報

変更連絡

台帳

管理・保管

入社手続

 

社員情報

登録

帳票・データ

管理・保管

 

 

 


2. 個人情報の取り扱い

 

1)本業務で収集し取り扱う個人情報

個人情報が含まれる

帳票・データ

 

 

・履歴書

・職務経歴書

・個人カード

・入社時提出書類(身元保証書、卒業見込み証明書、健康診断書、成績証明書、雇用契約書、年金手帳、雇用保険被保険者証、給与所得者の扶養控除等申告書)

・社員固定情報

・市民税特別徴収額変更通知書

・家賃データ

・出産育児休業者名簿

・給与台帳

・社員台帳

・社員経歴台帳

・名簿2

・社員名簿

・管理名簿

・ADPSデータ

含まれる個人情報

住所、氏名、家族構成、生年月日、性別、電話番号、銀行口座、学歴、職歴、入社日、住民票住所、通勤方法、家族扶養、住民税情報、社員コード、借上げ社宅家賃、人事考課情報、社会保険情報、資格等級、所属部署、勤務先、その他社員現職情報、労働組合情報、免許資格情報

 

2) 個人情報の取り扱い環境のリスクと対策

 

取扱場所、保管場所等

リスク等

対策

社内

工場事務所 不正閲覧 来訪者管理、社員証着用
  施錠ロッカー

施錠引き出し

盗難 施錠
ADPS 不正アクセス パスワード管理
データ消去 バックアップ


3) 個人情報の管理体制と取り扱い範囲

担当者名 部門内での役職 役割
個人情報保護担当者 各工場長 本業務における個人情報の管理責任を有する。

業務担当者に対し、本業務の個人情報の取り扱いについて本手順書の遵守を指示する。

業務担当者 業務課 課長

業務課員

本業務において、個人情報の取り扱い権限を有する。

本業務の個人情報保護担当者指示に従い、本手順書を遵守する。

  部門 担当者  
  業務課 採用業務担当者

社員情報

業務担当者

採用業務に関する手続きを処理する。採用時の関連書類の取扱い権限を有する。

   

4) 個人情報の収集

<収集の目的>

1、採用活動において、応募者の採用を判断するため

2、会社に帰属する社員を管理するため

<収集の方法>

1、 採用業務での個人情報の収集

応募者・受験者より直接手渡し、または郵送にて受取る

2、 入社後の社員の個人情報の収集

社員より直接手渡し、メール、郵送にて受取る

5) 個人情報の第三者への提供

本業務で収集した個人情報は、法定届出で必要な場合、及び公的機関により強制される等のやむを得ない場合を除き、第三者への提供は行いません。

 

6) 個人情報の預託

本業務で収集した個人情報の預託は行いません。

 

7) 個人情報の保管、管理

個人情報を含む帳票、データは、以下に定めた方法で保管し、管理します。

注意事項

内容

帳票

管理方法

書類はファイリングし管理する

保管場所

書類は、業務課カギ付書棚、担当者引き出しにて保管する

保存期間

各帳票ごとに設定

ADPS

データ

管理方法

パスワード管理し不正アクセスできないようにする。

保管場所

ADPSサーバーに保存する。

保存期間

特になし(定期的に更新)

 

 

8) 個人情報の廃棄

個人情報を含む帳票・データを廃棄する場合は、以下の方法で行います。

注意事項

内容

書類の廃棄方法

個人情報保護担当者の指名を受けた業務担当者が、個人情報保護担当者の指示に従い、シュレッダー処理もしくは専門業者の引取りにて破棄する。

データの削除方法

個人情報保護担当者の指名を受けた業務担当者が、個人情報保護担当者の指示に従い、サーバーよりデータを削除する。

 

9) 情報主体からの個人情報の開示、訂正、削除、利用・提供停止の請求等への対応

情報主体から、自己の個人情報について「開示」「訂正・削除」「利用の停止」「提供の停止」の請求があった場合は、業務担当者がこれを受け付け、個人情報保護担当者及び事務局へ報告する。

 

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