１．概要
１）業務概要
本業務は、各工場における社員の募集・採用から入社後の社員情報の登録・管理に関する業務です。
２）個人情報に関する業務の流れ
＜概略フロー＞
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応募者/社員、パート |
工場 |
本社人事部 |
備考 |
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採用応募 社員情報 変更連絡 入社手続 |
採用試験 採用判定 社員情報 変更連絡 台帳 管理・保管 入社手続 |
社員情報
登録 帳票・データ 管理･保管 |
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2. 個人情報の取り扱い
１）本業務で収集し取り扱う個人情報
| 個人情報が含まれる
帳票・データ |
・履歴書 ・職務経歴書 ・個人カード ・入社時提出書類（身元保証書、卒業見込み証明書、健康診断書、成績証明書、雇用契約書、年金手帳、雇用保険被保険者証、給与所得者の扶養控除等申告書） ・社員固定情報 ・市民税特別徴収額変更通知書 ・家賃データ ・出産育児休業者名簿 ・給与台帳 ・社員台帳 ・社員経歴台帳 ・名簿２ ・社員名簿 ・管理名簿 ・ADPSデータ |
| 含まれる個人情報 |
住所、氏名、家族構成、生年月日、性別、電話番号、銀行口座、学歴、職歴、入社日、住民票住所、通勤方法、家族扶養、住民税情報、社員コード、借上げ社宅家賃、人事考課情報、社会保険情報、資格等級、所属部署、勤務先、その他社員現職情報、労働組合情報、免許資格情報 |
2) 個人情報の取り扱い環境のリスクと対策
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取扱場所、保管場所等 |
リスク等 |
対策 |
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社内 |
工場事務所 | 不正閲覧 | 来訪者管理、社員証着用 | ||
| 施錠ロッカー
施錠引き出し |
盗難 | 施錠 | |||
| ADPS | 不正アクセス | パスワード管理 | |||
| データ消去 | バックアップ | ||||
3) 個人情報の管理体制と取り扱い範囲
| 担当者名 | 部門内での役職 | 役割 | |
| 個人情報保護担当者 | 各工場長 | 本業務における個人情報の管理責任を有する。
業務担当者に対し、本業務の個人情報の取り扱いについて本手順書の遵守を指示する。 |
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| 業務担当者 | 業務課 課長
業務課員 |
本業務において、個人情報の取り扱い権限を有する。
本業務の個人情報保護担当者指示に従い、本手順書を遵守する。 |
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| 部門 | 担当者 | ||
| 業務課 | 採用業務担当者
社員情報 業務担当者 |
採用業務に関する手続きを処理する。採用時の関連書類の取扱い権限を有する。 | |
4) 個人情報の収集
＜収集の目的＞
１、採用活動において、応募者の採用を判断するため
２、会社に帰属する社員を管理するため
＜収集の方法＞
１、 採用業務での個人情報の収集
応募者・受験者より直接手渡し、または郵送にて受取る
２、 入社後の社員の個人情報の収集
社員より直接手渡し、メール、郵送にて受取る
5) 個人情報の第三者への提供
本業務で収集した個人情報は、法定届出で必要な場合、及び公的機関により強制される等のやむを得ない場合を除き、第三者への提供は行いません。
6) 個人情報の預託
本業務で収集した個人情報の預託は行いません。
7) 個人情報の保管、管理
個人情報を含む帳票、データは、以下に定めた方法で保管し、管理します。
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注意事項 |
内容 |
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帳票 |
管理方法 |
書類はファイリングし管理する |
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保管場所 |
書類は、業務課カギ付書棚、担当者引き出しにて保管する |
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保存期間 |
各帳票ごとに設定 |
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ADPS データ |
管理方法 |
パスワード管理し不正アクセスできないようにする。 |
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保管場所 |
ADPSサーバーに保存する。 |
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保存期間 |
特になし（定期的に更新） |
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8) 個人情報の廃棄
個人情報を含む帳票・データを廃棄する場合は、以下の方法で行います。
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注意事項 |
内容 |
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書類の廃棄方法 |
個人情報保護担当者の指名を受けた業務担当者が、個人情報保護担当者の指示に従い、シュレッダー処理もしくは専門業者の引取りにて破棄する。 |
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データの削除方法 |
個人情報保護担当者の指名を受けた業務担当者が、個人情報保護担当者の指示に従い、サーバーよりデータを削除する。 |
9) 情報主体からの個人情報の開示、訂正、削除、利用・提供停止の請求等への対応
情報主体から、自己の個人情報について「開示」「訂正・削除」「利用の停止」「提供の停止」の請求があった場合は、業務担当者がこれを受け付け、個人情報保護担当者及び事務局へ報告する。