研修生入国手続き業務 個人情報管理手順書

1.概要

1)業務概要

上海研修生の入国手続き及び入国後の書類管理

 

2)個人情報に関する業務の流れ

 

 

 

 

 

<概略フロー>

 

上海尾崎・研修生

生産管理課

総務部

入国管理局

備考

入国前手続き

出国手続き

査証申請

発給

現地採用

応募者通知

 

上陸許可

申請・審査

認定証明書受理

在留資格申請

 

 

認定証明書交付

審査

 

 

入国後

入国

(岡山空港)

内容を確認し本人サインを記入

 

外国人登録手続き

 

研修生一覧表作成

外国人登録証明書

発行・受取

パスポート、研修手当

預かり

 

研修生との協定

パスポート受理

 

    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


2. 個人情報の取り扱い

 

1)本業務で収集し取り扱う個人情報

個人情報が含まれる帳票・データ 

 

・在留資格認定証明書交付申請書

・在留資格認定書交付申請書

・研修生名簿

・研修生・技能実修生名簿

・戸口本

・身分証明書

・在留資格認定証明書交付申請受理表

・在留資格認定証明書

・外国人登録証交付良予定期間指定書

・パスポート

・貴重品預かり書

・研修生向け処遇通知書

・上海研修生一覧表

・貴重品保管依頼書

・技能実習移行希望届出書

・受験申請通知書

含まれる個人情報

氏名、生年月日、写真、年齢

 

2) 個人情報の取り扱い環境のリスクと対策

取扱場所、保管場所等

リスク等

対策

社内

生産管理課 不正進入 許可証着用警備保障会社契約による侵入検知
生産管理課棚 盗難 施錠管理
生産管理課PC 盗難 PCの固定
不正アクセス ログインパスワード、アクセス制限

 


3) 個人情報の管理体制と取り扱い範囲

担当者名 部門内での役職 役割
個人情報保護担当者 生産管理部長 本業務における個人情報の管理責任を有する。業務担当者に対し、本業務の個人情報の取り扱いについて本手順書の遵守を指示する。
業務担当者 生産管理課長 本業務において、個人情報の取り扱い権限を有する。本業務の個人情報保護担当者指示に従い、本手順書を遵守する。
部門 担当者
生産管理課 上海研修生管理業務担当者 個人情報の上海研修生管理業務に関する手続きを処理する。

    

 

4) 個人情報の収集

<収集の目的>

本業務では個人情報を次の目的で収集します。

-研修生の受け入れ及び入国後の管理-

 

<収集の方法>

本業務での個人情報の収集は以下の通り行います。

本人より直接収集(聞き取り、書類の受取など)

 

 

5) 個人情報の第三者への提供

本業務で収集した個人情報は、法定届出で必要な場合、及び公的機関により強制される等のやむを得ない場合を除き、第三者への提供は行いません。

 

6) 個人情報の預託

本業務で収集した個人情報の預託は行いません。

 

7) 個人情報の保管、管理

個人情報を含む帳票、データは、以下に定めた方法で保管し、管理します。

注意事項

内容

帳票

管理方法

上海研修生入国手続き書類はファイリングし管理する

保管場所

生産管理課のカギ付書棚で保管

保存期間

書類別に設定

データ

管理方法

なし

保管場所

なし

保存期間

なし

※本業務では、個人情報データは取り扱いません。

 

8) 個人情報の廃棄

個人情報を含む帳票・データを廃棄する場合は、以下の方法で行います。

注意事項

内容

書類の廃棄方法

個人情報保護担当者の指名を受けた業務担当者が、個人情報保護担当者の指示に従い、

シュレッダー処理にて破棄する。

データの削除方法

なし

※本業務では、個人情報データは取り扱いません

 

 

9) 情報主体からの個人情報の開示、訂正、削除、利用・提供停止の請求等への対応

情報主体から、自己の個人情報について「開示」「訂正・削除」「利用の停止」「提供の停止」の請求があった場合は、業務担当者がこれを受け付け、個人情報保護担当者及び事務局へ報告する。

 

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