１．概要
１）業務概要
上海研修生の入国手続き及び入国後の書類管理
２）個人情報に関する業務の流れ
＜概略フロー＞
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上海尾崎・研修生 |
生産管理課 |
総務部 |
入国管理局 |
備考 |
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入国前手続き |
出国手続き
査証申請 発給 現地採用 応募者通知 |
上陸許可 申請・審査 認定証明書受理 在留資格申請 |
認定証明書交付
審査 |
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入国後 |
入国 （岡山空港） 内容を確認し本人サインを記入 |
外国人登録手続き 研修生一覧表作成 外国人登録証明書 発行・受取 パスポート、研修手当 預かり |
研修生との協定 パスポート受理 |
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2. 個人情報の取り扱い
１）本業務で収集し取り扱う個人情報
| 個人情報が含まれる帳票・データ |
・在留資格認定証明書交付申請書 ・在留資格認定書交付申請書 ・研修生名簿 ・研修生・技能実修生名簿 ・戸口本 ・身分証明書 ・在留資格認定証明書交付申請受理表 ・在留資格認定証明書 ・外国人登録証交付良予定期間指定書 ・パスポート ・貴重品預かり書 ・研修生向け処遇通知書 ・上海研修生一覧表 ・貴重品保管依頼書 ・技能実習移行希望届出書 ・受験申請通知書 |
| 含まれる個人情報 |
氏名、生年月日、写真、年齢 |
2) 個人情報の取り扱い環境のリスクと対策
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取扱場所、保管場所等 |
リスク等 |
対策 |
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社内 |
生産管理課 | 不正進入 | 許可証着用警備保障会社契約による侵入検知 | |
| 生産管理課棚 | 盗難 | 施錠管理 | ||
| 生産管理課PC | 盗難 | PCの固定 | ||
| 不正アクセス | ログインパスワード、アクセス制限 | |||
3) 個人情報の管理体制と取り扱い範囲
| 担当者名 | 部門内での役職 | 役割 | |
| 個人情報保護担当者 | 生産管理部長 | 本業務における個人情報の管理責任を有する。業務担当者に対し、本業務の個人情報の取り扱いについて本手順書の遵守を指示する。 | |
| 業務担当者 | 生産管理課長 | 本業務において、個人情報の取り扱い権限を有する。本業務の個人情報保護担当者指示に従い、本手順書を遵守する。 | |
| 部門 | 担当者 | ||
| 生産管理課 | 上海研修生管理業務担当者 | 個人情報の上海研修生管理業務に関する手続きを処理する。 | |
4) 個人情報の収集
＜収集の目的＞
本業務では個人情報を次の目的で収集します。
－研修生の受け入れ及び入国後の管理－
＜収集の方法＞
本業務での個人情報の収集は以下の通り行います。
本人より直接収集（聞き取り、書類の受取など）
5) 個人情報の第三者への提供
本業務で収集した個人情報は、法定届出で必要な場合、及び公的機関により強制される等のやむを得ない場合を除き、第三者への提供は行いません。
6) 個人情報の預託
本業務で収集した個人情報の預託は行いません。
7) 個人情報の保管、管理
個人情報を含む帳票、データは、以下に定めた方法で保管し、管理します。
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注意事項 |
内容 |
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帳票 |
管理方法 |
上海研修生入国手続き書類はファイリングし管理する |
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保管場所 |
生産管理課のカギ付書棚で保管 |
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保存期間 |
書類別に設定 |
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データ |
管理方法 |
なし |
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保管場所 |
なし |
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保存期間 |
なし |
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※本業務では、個人情報データは取り扱いません。
8) 個人情報の廃棄
個人情報を含む帳票・データを廃棄する場合は、以下の方法で行います。
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注意事項 |
内容 |
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書類の廃棄方法 |
個人情報保護担当者の指名を受けた業務担当者が、個人情報保護担当者の指示に従い、 シュレッダー処理にて破棄する。 |
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データの削除方法 |
なし |
※本業務では、個人情報データは取り扱いません
9) 情報主体からの個人情報の開示、訂正、削除、利用・提供停止の請求等への対応
情報主体から、自己の個人情報について「開示」「訂正・削除」「利用の停止」「提供の停止」の請求があった場合は、業務担当者がこれを受け付け、個人情報保護担当者及び事務局へ報告する。