見直し方針プロセス-業務環境分析 主要課題抽出その2

今回は、「業務環境分析・主要課題抽出」での主要課題の抽出、すなわちSWOT分析
での「CSFの抽出」を取り上げます。この方法も一般の企業環境で行う場合と異なる
方法で策定していますので取り上げてみようと思います。
SWOT分析の業務環境分析で発想した強み/弱み要因、機会/脅威要因は各要因の象限
ごとにKJ法注を用いて同種類の要因をグルーピング化し、可能であればより大きな
グループとして括りラベルをつけます。
(注)KJ法:河喜田二郎氏の考案した問題解決方法である。各人の考え方をカードを
使って一枚の図にグループ化して整理し、全体のグループの関係を見ながら討議して
発想する方法。
その後、その象限でグループ化された要因の間での象限内、象限間での関係付けを
行います。関係付けは3種類の記号を使用して行います。
URLはここです。⇒http://www.e-gov.go.jp/doc/060331/doc5.pdf の22ページ
★因果関係(片方向)記号:グループ要因間の関係が因果関係にある場合に使用し
ます。矢印を送る側が原因、受ける側が結果として矢印の関係で記述します。
原因側の要因が重要課題要因となる。
★因果関係(双方向)記号:グループ要因間の関係がお互いに因果関係にある場合
に使用します。どちらかの要因に重要課題要因がまとめられることもあります。
★相反関係記号:グループ要因間の関係が相反する関係にある場合に使用します。
それぞれの要因が重要課題要因となります。
例えば、行政における業務は法律に従って業務が進められるため、手順や責任体制
は明確に定義されています。しかし、そのことが時流変化への迅速な対応を不可能
にしている。これらの事情は相反した事象要因となります。
SWOT分析で関係付けられた要因関係図をEAでは業務環境分析図といいます。
これらの関係から重要成功要因であるCSFを創出していきます。
CSFの発想のポイントは
★強み象限では“「強み」をさらに強化するための対応策”
★弱み象限では“「弱み」を克服するための対応策”
★機会象限では“「強み」により「機会」を取り込む又は逸しないための対応策”
★脅威象限では“「強み」により「脅威」を「機会」に転換するための対応策”
として捉えます。

一般の企業環境でのSWOT分析では、内部環境要因の強み/弱み要因と外部環境要因の
機会/脅威要因を組み合わせて発想するのですが、EAでは各要因の象限およびその要因
象限間でそれぞれの対応策を考えていきます。これは、企業環境でのビジネスの観点
でなく、業務プロセス改善のSWOT分析の使用によるものです。なぜなら、ビジネス
環境では、強みをより強化しようとしても、機会の時流が無い限り強化の意味があり
ません。SWOT分析をビジネス環境で使用するか、業務プロセスで使用するかの環境の
違いです。

第131回はここで終了します。
今回は「見直し方針プロセス-業務環境分析・主要課題抽出その2」を取り上げま
した。
次回は「見直し方針プロセス-内部管理業務見直し方針」をとりあげます。

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローする