社員情報管理規程

社員情報管理規程

第1章 総則

(目的)

第1条 本規程は、当社社員の個人情報の取扱いに関して必要な事項を定める。

(適用範囲)

第2条 本規程は、当社の社員に対して適用する。

(定義)

第3条 本規程で用いる主たる用語の定義は次のとおりとする。

社員 当社の社員及び当社との雇用関係のある社員であって、原則として、他社から出向している社員及び他社に出向している社員も含む。
個人情報 「個人情報保護基本規程」第3条の定義と同じとする。

個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、その他の記述または個人別に付された番号、記号その他の符号、画像もしくは音声により当該個人を識別できるもの(当該情報のみでは識別できないが、他の情報と容易に照合することができ、それにより当該個人を識別できるものを含む。)。

社員情報 社員の個人情報(電子情報のみならず書面による個人情報を含む。)。
社員電子情報 社員情報で電子ファイルとして取扱う個人情報。
人事情報 社員情報で特に人事管理を目的とした社員の個人情報のこと。
人事内規 人事管理を目的として、総務部門(または、人事部門)が社長の決裁により定めた非公開の基準。

第2章 人事情報

(人事情報)

第4条 本規程で定める人事情報は、次のとおりとする。

1.人事記録表

2.人事考課表

3.業績評定表

4.昇進判定表

5.給与一覧表

6.懲罰に関する決裁事項

7.その他「人事内規」に定める個人情報

(人事内規)

第5条 人事部長は、人事情報の適正な管理を目的として、社長の決裁を得て「人事内規」を定める

ことができる。

② 人事内規は非公開とし、人事担当部門で個人情報を取り扱う担当者及び各部門の管理者等は、人事部長の許可を得て業務遂行に必要な個所のみを閲覧することができる。

第3章 社員情報及び人事情報の収集、利用並びに提供

(人事情報を除く社員情報の収集)

第6条 当社が、社員から人事情報を除く社員情報を収集する場合には、次に示す情報を通知して社

員情報の提供を受けること。

1.社員情報の収集者の名前。

2.社員情報の利用者の名前。

3.社員情報の利用目的。

4.社員情報を業務委託するための預託の可能性。

5.社員情報の提供が絶対要件か任意要件かの区別。提供しなかった場合に生じる予想結果。

6.社員情報に関する問合わせ先等の連絡窓口。

② 社員情報の提供によって、当該社員の同意が得られたものとする。

(人事情報の収集)

第7条 社員から直接収集する「人事記録表」以外の人事情報については、社員への通知及び同意を得ずに収集できるものとする。

(人事情報を除く社員情報の利用及び提供)

第8条 当社は、本規程第6条で同意した範囲内で社員情報を利用及び提供することができるものとする。

② 社員情報の中で、個人の職務履歴、資格取得実績、教育実績等の個人の能力評価に繋がる「社員電子情報」の利用及び提供については、当該社員の管理者のみにアクセス権を与える等の安全措置を講ずる。

③ 社員の同意を得てない新たな利用または提供を行う場合には、社員に通知して同意を得ること。

(人事情報の利用、開示及び提供)

第9条 人事情報の利用、開示及び提供については、本規程第8条を適用しない。必要に応じて、別途「人事内規」に定めるものとする。

(社員情報の第三者への提供等)

第10条 業務委託等の目的のため、社員情報の一部を業務委託先など第三者に開示及び提供する場合には、契約書等で委託先での個人情報の適正な管理を担保すること。

第4章 社員情報の適正管理

(人事情報を除く社員情報の管理)

第11条 人事情報を除く社員情報の管理は、「個人情報保護細則」第20条乃至第22条に則して実施し、かつ合理的な安全対策を講ずる。

(人事情報の管理)

第12条 人事情報は「個人情報保護細則」第11条に定めるとおり、個人情報の特定対象外とする。人事情報は、次の事項に関しては特に厳重に管理する。

1.人事情報を電子情報として利用できるのは人事部門のみとし、外部からのアクセスが不可能な措置を講ずる。

2.人事情報を電子情報として利用する場合は、人事情報毎に人事担当部門内のアクセス権者を定めて管理する。

3.人事担当部門以外で人事情報を利用する場合は、人事担当部門から書面による提供を受ける。ただし、書面の再コピーは禁止する。

4.人事情報を書面で管理する場合は、管理担当者及び保管場所を決定し施錠管理する。

第5章 情報主体の権利

(開示等の請求)

第13条 人事情報を除く社員情報については「個人情報保護基本規程」第28条、及び「個人情報保護細則」第30条に従って開示等の請求ができる。

② 人事情報に関しては、当該個人の提供した人事記録表等の修正についてのみ請求できるものとし、その他の人事情報の開示請求に対して応じることはできないものとする。

(社員情報の利用または提供の拒否権)

第14条 人事情報を除く社員情報については、社員の申出に対して合理的な範囲で必要な対策を講ずること。

② 人事情報に関しては、原則として応じられないものとする。

附則

平成  年  月  日 施行

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