個人情報取扱規程

個人情報取扱規程

第1章 総則

(目的)

第1条 本規程は、当社が個人情報を適正に保護・管理するための取り扱いについて定める。

(適用範囲)

第2条 本規程は、当社が所有する情報資産を管理、利用している、または利用しようとしている全部門及び役員、従業員(パートタイマー、アルバイトを含む)に適用する。

(定義)

第3条 本規程で用いる主たる用語の定義は、個人情報保護基本規程に定めるとおりとする。

第2章 個人情報保護取扱手順

(収集目的及び収集範囲)

第4条 個人情報の収集目的及び収集範囲は次のとおりとし、規程外の収集は禁止とする。

収集部門名

収集目的

収集範囲

② 特定の機微な個人情報の収集等は原則禁止とするが、業務遂行上必要不可欠な場合は、個人情報責任者の承認を得て、情報主体に書面による同意を求めなければならない。

(直接収集)

第5条 個人情報を情報主体から直接収集する場合次のとおりとする。

収集個人情報名

通知の方法

同意の方法

情報収集の目的

(間接収集)

第6条 個人情報を情報主体以外の第三者等から間接収集する場合、前条で規定した方法により、情報主体へ通知し、同意を得た後に収集を行うこと。ただし、次に該当する場合は情報主体の同意を得ずに収集できるものとする。

収集個人情報名

同意不要の理由

間接収集の情報源(第三者)

第3章 個人情報の利用及び提供

(利用の原則)

第7条 個人情報の利用は、本規程第4条で定めた収集目的以外に利用することはできないものとする。

(利用の制限)

第8条 個人情報の利用範囲は次のとおりとする。

部門名

利用する業務内容

(提供の原則)

第9条 個人情報の提供は、本規程第4条で定めた収集目的以外に提供することはできないものとする。

(提供の制限)

第10条 個人情報の提供は、次に定めた提供先及び提供の目的以外に提供できないものとする。

提供先

提供する業務目的

(目的外利用)

第11条 業務遂行上、情報主体に同意を得た範囲外の利用が生じた場合、本規程第5条に定めた手順に従い、改めて情報主体の同意を得なければ利用してはならない。

第4章 個人情報保護の適正管理

(データの保管・保存手順)

第12条 個人情報のデータ保管・保存時においては、次の手順を遵守しなければならない。

1.データを保存する場合、エクセル・ワード等のファイルにパスワードを設定すること。

2.データを社外に持ち出すことは禁止する。

3.個人情報が記録されたCD、MO、FD等の外部記憶媒体及び書類等は、施錠可能なキャビネット等で保管・管理することとし、取扱者を限定すること。

4.記録媒体及び書類等は、業務終了後は決められた保管場所へ返却すること。

5.個人情報責任者は、記録媒体及び書類等の取扱状況及び保管・管理状況を定期的に点検すること。

6.データの保存期間を定め、期間満了後は速やかに廃棄すること。

7.パソコンの入れ替え及び使用者の変更の場合には、すべてのデータを削除すること。

(制限事項)

第13条 記録及び記載された個人情報に関するデータを利用する場合、次に定める事項を遵守しなければならない。

利用事例

制限事項

コピー機使用の場合

FAX使用の場合

E-Mailの場合

(廃棄手順)

第14条 個人情報を記録した媒体物を廃棄する場合、次の手順に従って行うこととする。

1.保存期限切れ及び使用済みのデータは、速やかに廃棄すること。

2.個人情報に関する書類は、すべてシュレッダーで処理すること。

3.個人情報に関するデータを印刷やコピーした用紙の裏紙を、メモ用紙等に再利用することを禁止する。

4.記録されたデータは、完全消去もしくは媒体物を破壊する等の処置を施すこと。

(データの授受)

第15条 個人情報に関するデータを第三者に提供する場合、次の事項を遵守しなければならない。

1.社外へ個人情報を受け渡す場合、個人情報責任者の承認を受けること。

2.社外に個人情報データを送信する場合、暗号化等の措置を必ず行うこと。さらに、受信確認もしくは受領書を取得の上、『個人情報データ授受管理簿』に記録し管理すること。

3.個人情報データを記録・記載した媒体物を輸送機関及び宅配業者等を利用して配送する場合、安全性の高い方法を選択して行うこと。ただし、安全性に問題が生じた場合は、速やかに利用を中止すること。

4.配送途中で記録媒体物等の盗難・紛失等が発生した場合に備えて、記録データの暗号化やパスワード設定等の保全措置を必ず行うこと。

附則

平成  年  月  日 施行

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