苦情及び相談対応規程

苦情及び相談対応規程

第1章 総則

(目的)

第1条 本規程は、情報主体からの苦情及び相談を受付けるために窓口を設置し、かつ、情報主体の権利保護に利するための対応手順を定める。

(苦情・相談窓口)

第2条 情報主体からの苦情及び相談窓口は、個人情報保護推進事務局内に設置する。

第2章 対応手順

(受付手順)

第3条 情報主体及びその他外部から、個人情報保護に関する内容、または当社のコンプライアンス・プログラムに関する内容について、苦情及び相談を受けた場合の対応手順は次のとおりとする。

② 受付窓口担当者は、苦情または相談の内容を「お客様苦情相談窓口受付書(以下、受付書という)」に記入または記録し、個人情報保護推進事務局長へ報告すること。

③ 個人情報保護推進事務局長は、受付内容の該当する各部門個人情報責任者へ内容を報告するとともに迅速に対応するよう指示をすること。

(対応手順)

第4条 「受付書」により報告を受けた各部門個人情報責任者は、内容に則した対応の実施を行うこと。

② 各部門個人情報責任者は、対応結果を「受付書」に記入または記録し、個人情報保護推進事務局長へ報告する。

第3章 再発防止

(是正措置)

第5条 各部門個人情報責任者は、受付内容が『苦情』の場合、次の手順に従って是正措置をおこなわなければならない。

1.苦情発生の主たる要因の調査及び特定

2.苦情発生の要因を取り除く有効な再発防止策の立案及び実施

3.実施した再発防止策の効果の確認

② 各部門個人情報責任者は再発防止結果を「受付書」に記入または記録して、個人情報保護推進事務局長へ報告する。

(規程の見直し)

第6条 本規程の見直しは、個人情報保護管理者が立案し社長の承認を得るものとする。

附則

平成  年  月  日 施行

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